Tout ce que vous devez savoir sur le carnet d’entretien en copropriété

Le carnet d’entretien est un élément clé dans la gestion de la copropriété. Il permet de répertorier de façon transparente toutes les interventions effectuées au sein d’un immeuble. Le syndic de copropriété est le garant de ce document. De ce fait, plusieurs responsabilités lui incombent, c’est ce que nous allons voir dans cet article.

Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien en copropriété ?

Le carnet d’entretien est un document officiel qui contient toutes les informations importantes au sujet de l’entretien et de la maintenance d’une copropriété.

Il récapitule toutes les opérations qui ont été réalisées dans les parties communes de l’immeuble. Il peut s’agir d’intervention de maintenance des équipements communs, de travaux de rénovation, ou encore de réparations.

Le carnet d’entretien est rédigé par le syndic de copropriété (syndic bénévole ou syndic professionnel). Celui-ci s’occupe également de le maintenir à jour régulièrement, et de le stocker dans un endroit accessible à tous les copropriétaires.

Le contenu du carnet d’entretien d’une copropriété

Les informations obligatoires

Afin d’assurer une gestion transparente de l’immeuble, les premières informations obligatoires qui doivent figurer sur le carnet d’entretien concernent l’identification de l’immeuble et du syndic. Il s’agit de :

-          L’adresse complète de la copropriété.

-          L’année de construction du bâtiment.

-          Les coordonnées et l’identité du syndic de copropriété.

-          L’identification de chaque bâtiment si la copropriété en comporte plusieurs.

-          Les références des contrats d’assurance (compagnies d’assurance, numéros de contrat, dates d’échéances…).

Les informations relatives aux travaux sont également obligatoires :

-          La liste des travaux importants et leur date de réalisation (ravalement de façade, toiture, remplacement de la chaudière ou de l’ascenseur, travaux dans les canalisations…).

-          L’identité et les coordonnées des entreprises qui se sont chargées de la réalisation de travaux.

-          Les références des contrats d’assurance dommages ouvrages.

-          Les références des contrats d’entretien et de maintenance (numéros de contrats, équipements concernés, date d’échéance…).

-          La liste des travaux à entreprendre pour assurer l’entretien des parties communes et la conservation de l’immeuble, ainsi que l’échéancier (travaux identifiés lors du diagnostic technique global).

-          La liste des travaux prévus par le plan pluriannuel de travaux, et l’échéancier.

Les informations complémentaires

Le syndic peut ajouter de nombreuses informations au carnet d’entretien de la copropriété. Bien qu’elles ne soient pas obligatoires, elles permettent d’apporter une vision plus complète de l’immeuble. Il peut notamment s’agir des documents suivants :

-          Les plans de l’immeuble et le schéma des installations techniques.

-          Le manuel des équipements présents dans les parties communes.

-          Les comptes de résultat, le budget prévisionnel et autres documents comptables.

-          Une copie du règlement de copropriété avec des annexes pour chaque modification.

-          Les procès-verbaux des assemblées générales.

-          L’historique des sinistres qui se sont déclarés dans l’immeuble, et les interventions réalisées pour réparer les dommages.

La loi n’impose pas l’ajout de ce type de document au carnet d’entretien, mais ils apportent une valeur ajoutée. Ils permettent en effet d’apporter un maximum d’informations sur l’immeuble, ce qui est apprécié des copropriétaires. En cas de vente de l’immeuble, des informations complètes permettent également de mettre en confiance les futurs acquéreurs.

La gestion du carnet d’entretien en copropriété

Le rôle du syndic de copropriété

Le syndic de copropriété joue un rôle déterminant dans la gestion du carnet d’entretien, car c’est lui qui se charge de le rédiger et de le tenir à jour.  Il doit tout d’abord collecter les documents nécessaires à la création du carnet. Comme nous l’avons vu précédemment, ces documents sont assez nombreux, puisqu’ils doivent permettre d’identifier l’immeuble, le syndic, ainsi que tous les travaux et les contrats.

Le syndic décide ensuite du format que prendra le carnet d’entretien de la copropriété. Il peut le créer sous format papier, ou bien opter pour une version numérique. Il peut également allier les deux, afin d’avoir une version matérialisée et une version dématérialisée.

Tout au long de son mandat, le syndic doit s’assurer que le carnet d’entretien est accessible pour tous les copropriétaires qui souhaiteraient le consulter. Il doit donc le maintenir à disposition, qu’il soit en format papier ou en format numérique.

Les mises à jour du carnet d’entretien de copropriété

Le carnet d’entretien de copropriété doit faire l’objet de mises à jour régulières. Elles doivent être effectuées après chaque intervention importante au sein de l’immeuble.

-          Les travaux de réparation, de rénovation, de maintenance, ou d’entretien de l’immeuble :

Le syndic doit créer une nouvelle ligne dans le carnet d’entretien, afin d’y noter la nature des travaux, la date de réalisation, la société impliquée, les coûts, et les modifications apportées à la copropriété.

-          Le renouvellement des diagnostics :

Chaque nouveau diagnostic doit être noté dans le carnet d’entretien. Le syndic mentionne la nature du diagnostic, le résultat, l’identité de l’entreprise qui l’a réalisé, ainsi que la date.

-          Le renouvellement des contrats :

Chaque renouvellement de contrat doit être mentionné dans le carnet d’entretien. Il peut s’agir de contrat de maintenance (ascenseur, chauffage…), de services (jardinage, nettoyage…), ou encore d’assurance (assurance de l’immeuble, assurance de responsabilité civile…).

En plus de toutes ces actualisations, le syndic doit inspecter le carnet d’entretien une fois par an, afin de s’assurer qu’il est bien à jour. S’il est bénévole et qu’il manque de connaissance sur les règlementations, il peut aussi faire appel à un professionnel externe pour réaliser un audit. Cela lui permettra d’avoir un avis expert et de s’assurer de la conformité du carnet d’entretien.

L’utilisation des outils numériques

Plusieurs logiciels de gestion de copropriété sont aujourd’hui disponibles. Ils permettent de centraliser toutes les informations relatives à la copropriété, afin que les copropriétaires puissent les consulter à tout moment. C’est notamment le cas des logiciels Lockimmo, Copromatic, Kel, SyndicOne, ou encore Vilogi.

Pour transmettre les documents importants aux copropriétaires, le syndic peut également utiliser des outils de partage plus classiques, comme des logiciels de gestion de projet (Trello, Asana…), ou bien des solutions de partage de documents (Google Drive, Dropbox…).

Quel que soit le logiciel ou l’outil utilisé, le numérique présente des avantages notables pour la gestion du carnet d’entretien de la copropriété :

-          L’efficacité : Les outils numériques permettent de mettre à jour le carnet d’entretien plus rapidement, et d’ajouter des documents en quelques clics. L’archivage est également facilité.

-          L’accessibilité : n’importe quel copropriétaire peut consulter le carnet d’entretien depuis son ordinateur ou son smartphone.

-          La sécurité : le carnet d’entretien dématérialisé permet de protéger les documents même si la version papier est perdue ou endommagée.

-          La traçabilité : Le format numérique permet une meilleure traçabilité des informations, car les dates de chaque mise à jour peuvent être indiquées.

Que faire si le carnet d’entretien de la copropriété est mal tenu ?

La gestion du carnet d’entretien figure parmi les obligations inscrites sur le contrat de syndic. De ce fait, l’absence de carnet, ou une mauvaise gestion de celui-ci représente une faute de la part du syndic de copropriété. S’il ne tient pas le carnet à jour, s’il le remplit de façon inexacte, ou s’il ne le rédige pas du tout, il engage sa responsabilité civile.

Lorsque les copropriétaires se rendent compte d’un problème concernant le carnet d’entretien, ils peuvent tout d’abord tenter une résolution à l’amiable. Pour cela, ils entament un dialogue avec le syndic de copropriété, de préférence par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce courrier indique de façon précise les faits qui sont reprochés au syndic, et l’informe qu’il dispose d’un délai de 8 jours pour respecter ses obligations.

Les copropriétaires peuvent également demander l’intervention du conseil syndical de copropriété. Ce conseil se compose de plusieurs copropriétaires qui ont été élus en assemblée générale. Leur mission principale est de veiller à ce que le syndic de copropriété remplisse correctement ses fonctions. De ce fait, dans un cas litigieux comme celui-ci, le conseil peut faire office de médiateur.

Si aucune solution à l’amiable n’est trouvée, il est possible d’engager une procédure judiciaire. Pour cela, il faut faire appel au tribunal judiciaire dont dépend l’immeuble.

Cependant, il est important de noter qu’un délai de prescription existe pour toutes les actions en justice menées à l’encontre d’un syndic de copropriété. Ce délai est de 5 ans à partir de la date à laquelle le syndic a reçu le courrier recommandé ou la visite du conseil syndical. Cela signifie qu’une fois que ces 5 ans sont passés, les copropriétaires ne peuvent plus se retourner contre le syndic devant un tribunal.

Conclusion

Le carnet d’entretien est donc un document primordial, qui fait office de carte d’identité et de carnet de santé pour un immeuble. Il peut aussi être vu comme un historique des décisions prises et de la gestion courante de la copropriété. Ses mises à jour font partie intégrante des missions du syndic de copropriété, qui est garant du fonctionnement administratif, financier et légal du bâtiment.

Pour optimiser la gestion du carnet d’entretien, les outils numériques s’imposent aujourd’hui comme des alliés indispensables. Il est très probable que dans les années à venir, l’ensemble des carnets d’entretien soient dématérialisés et gérés en ligne. Cela permettrait d’augmenter la transparence de la gestion, de repérer d’éventuelles erreurs et d’éviter les litiges.

FAQ

Faut-il tenir plusieurs carnets d’entretien si la copropriété comporte plusieurs immeubles ?

Un seul carnet d’entretien est nécessaire, même si la copropriété s’étend à plus d’un bâtiment. Il faudra cependant consacrer un chapitre à chaque bâtiment.

Comment les membres du syndicat des copropriétaires peuvent-ils consulter le carnet d’entretien ?

Le carnet d’entretien doit être disponible en version numérique. Les copropriétaires peuvent alors le consulter en ligne, sur une plateforme dédiée.

Que devient le carnet d’entretien après un changement de syndic ?

Le syndic qui quitte ses fonctions a l’obligation légale de transmettre le carnet d’entretien de la copropriété au nouveau syndic élu. Le délai de transmission est décidé lors de l’assemblée générale qui suit l’élection du nouveau syndic, ou bien le jour de sa prise de fonction.

Les parties privatives sont-elles mentionnées dans le carnet d’entretien ?

Non, le carnet d’entretien ne prend en compte que les parties communes à l’intérieur et à l’extérieur du lot de copropriété. En effet, seules les parties communes sont prises en compte dans les charges de copropriétés et dans le calcul du budget pour les travaux d’entretien. A contrario, les espaces privés ne relèvent pas de la responsabilité des syndics.

Quelle est la différence entre la fiche synthétique de copropriété et le carnet d’entretien ?

Le carnet d’entretien récapitule toutes les informations relatives aux travaux et à la maintenance de la copropriété. La fiche synthétique, quant à elle, résume les données financières et techniques de l’immeuble. On y trouve le détail des copropriétaires (identité, quote-part, statut de la copropriété et numéro d’immatriculation, nom du syndic, nom d’usage et adresse du syndicat de copropriété…). La fiche synthétique peut être ajoutée dans le carnet d’entretien, en tant que document complémentaire. Cependant, ce n’est pas une obligation légale. 

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