Ce que vous devez savoir sur la régulation des charges

La régulation des charges locatives fait partie intégrante du contrat de location entre les locataires et les propriétaires bailleurs. En règle générale, elle intervient une fois par an et doit respecter des règles précises. Quand a lieu la régulation des charges ? Quel est le montant et qui doit la payer ? Comment gérer la régulation en cas de litige ? Nous répondons à toutes ces questions dans cet article.

Qu’est-ce que la régulation des charges locatives ?

Définition des charges locatives et de la régulation des charges

Les charges locatives, ou charges récupérables, sont des dépenses couvertes par le propriétaire pour assurer le bon fonctionnement du logement. Ces charges servent à payer l’entretien du bien immobilier, et les services communs dans la copropriété (eau, chauffage, ascenseur, nettoyage des parties communes…). Elles sont ensuite répercutées sur le locataire, ce qui permet au propriétaire de récupérer les sommes qu’il a avancées.

Chaque mois ou chaque trimestre, le locataire paye une provision pour charge, en plus de son loyer. Cette provision est une estimation des dépenses annuelles pour la location, divisée par les douze mois de l’année (ou par trimestre).

À la fin de l’année ou à la fin de l’exercice comptable, le propriétaire bailleur ou l’agence de gestion locative compare les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles qui ont été engagées. C’est là qu’intervient le principe de la régulation des charges :

Si les provisions versées par le locataire sont inférieures aux dépenses réelles, le locataire doit verser un complément. Au contraire, si les provisions versées sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire rembourse la différence au locataire.

Les charges récupérables par le propriétaire

Toutes les charges ne sont pas récupérables auprès du locataire. Le propriétaire ne peut en effet demander que les charges qui concernent les points suivants :

• Taxes locatives
• Entretien courant et petites réparations
• Dépenses de services liés au logement et à l’immeuble
• Ascenseur et monte-charge
• Eau froide et eau chaude sanitaire
• Eau nécessaire à l’entretien des parties communes et des espaces extérieurs
• Produits d’entretien pour l’exploitation et traitement de l’eau
• Énergie
• Frais d’exploitation des compteurs généraux et individuels
• Installations individuelles (système de chauffage ou de production d’eau chaude par exemple)
• Électricité, réparation des appareils d’entretien ménager
• Frais de personnel d’entretien
• Espaces verts
• Salaire du concierge

La fréquence de régulation des charges

Comme nous l’avons mentionné précédemment, la méthode la plus courante est de procéder à une régulation des charges annuelle. Une fois par an, le calcul permet de savoir si les provisions ont été trop basses ou trop élevées par rapport aux dépenses réelles, ce qui entraîne un supplément pour le locataire ou un remboursement de la part du bailleur. Ce processus s’applique pour tous les logements vides.

En revanche, en cas de location meublée, deux choix sont possibles. Le locataire et le propriétaire peuvent opter pour la régulation annuelle comme pour une location vide, ou bien pour un forfait. Les charges forfaitaires sont alors calculées selon l’indice de référence des loyers. Elles ne peuvent pas être régularisées. De ce fait, même si les sommes versées par le locataire sont inférieures aux dépenses réelles à la fin de l’année, le bailleur ne peut pas demander de complément. Cependant, le montant du forfait peut être révisé chaque année, en suivant les mêmes conditions que la révision du loyer.

Le processus de régulation des charges

L’estimation des charges et le paiement des provisions

Au début du contrat de location, le propriétaire, l’agence de gestion locative, ou le gestionnaire de l’immeuble, estime les charges locatives annuelles. Pour cela, il prend en compte toutes les dépenses relatives à l’eau, au chauffage, à l’entretien, ou encore aux futurs travaux. Il dresse ensuite un budget prévisionnel, qui est divisé par 12 en cas de paiement mensuel de la part du locataire. On obtient ainsi le montant des charges que le locataire doit payer en même temps que son loyer.

La collecte des dépenses réelles

Le propriétaire ou le syndic de copropriété doit conserver les factures des dépenses tout au long de l’année. Cela permet d’avoir tous les justificatifs des charges locatives. Ces frais peuvent inclurent l’entretien, les réparations mineures et les taxes récupérables, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères par exemple. Il est nécessaire de tenir une comptabilité précise de toutes les dépenses, avec le détail de toutes les charges récupérables.

La comparaison des provisions et des dépenses réelles

À la clôture de l’exercice comptable, le syndic ou le propriétaire fait le point sur les dépenses réelles, et effectue la comparaison avec les provisions versées par le locataire.

La régulation des charges

Le calcul permet de savoir si les provisions versées sont plus élevées ou plus faibles que les dépenses réelles. Le locataire reçoit alors un relevé détaillé de toutes les charges, avec le décompte précis de ce qu’il a payé, ainsi que des dépenses réelles. Le document précise le solde à réguler, ou bien le montant remboursé. Dans le premier cas, le locataire doit combler la différence avec le moyen de paiement de son choix, en accord avec le propriétaire. Généralement par virement bancaire ou par chèque. Dans le second cas, le propriétaire verse un remboursement au locataire, là aussi par virement ou chèque, dans un délai raisonnable.

Bon à savoir : le locataire doit pouvoir consulter les justificatifs des dépenses s’il le souhaite.

L’ajustement des provisions pour l’année suivante

Le gestionnaire peut ajuster les provisions pour l’année suivante, afin de mieux prévoir les dépenses et éviter les écarts importants lors de la prochaine régulation.

Les droits et les obligations du locataire

Paiement des sommes dues

Le paiement des charges locatives fait partie des obligations légales du contrat de bail. Le locataire doit donc payer ces charges chaque mois ou trimestre, en même temps que le montant du loyer. Il doit également payer le solde après la régulation annuelle, si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles qui figurent sur le compte rendu. Cependant, en cas de difficulté financière, le locataire peut demander à son propriétaire un étalement du paiement. Si les deux parties trouvent un accord, payer en plusieurs fois est tout à fait autorisé.

Vérification des montants demandés

Le locataire peut demander à consulter les justificatifs des charges si les montants lui semblent injustifiés ou incorrects. En fonction des documents fournis par le propriétaire, il peut demander des explications ou des corrections.

En outre, si le montant des provisions pour charges est toujours surévalué ou sous-évalué, le locataire peut demander au propriétaire une régularisation, afin de réajuster le montant pour les années suivantes. Cette demande peut s’effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception, avec les décomptes des années précédentes en annexe.

Les droits et les obligations du propriétaire

La transparence

Le propriétaire a tout d’abord une obligation de transparence envers son locataire. Il doit lui envoyer une notification comportant les charges réelles et détaillées de l’année, ainsi que la régularisation correspondante. Ce décompte doit être précis et permettre au locataire de comprendre chaque dépense. La communication est également primordiale. Le propriétaire doit permettre au locataire de consulter les justificatifs des dépenses, afin de s’assurer que les montants sont corrects.

La collecte du complément de charges et l’ajustement

Le propriétaire est en droit de demander un complément de charges au locataire si la régularisation révèle que les dépenses réelles excèdent les provisions. Il doit cependant accorder un délai raisonnable à son locataire pour lui permettre de s’acquitter du paiement. Le propriétaire peut également ajuster les provisions pour l’année suivante, toujours de manière raisonnable et fondée, selon des estimations réalistes.

Que faire en cas de litige vis-à-vis de la régulation des charges ?

Les causes de litige

Un litige peut éclater de plusieurs façons lors de la régulation des charges de copropriété. Trois cas de figure reviennent le plus souvent :

• ‍Une incohérence dans le décompte des charges

Le locataire perçoit des erreurs ou des incohérences dans le décompte des charges qui a été envoyé par le propriétaire. Les montants paraissent excessifs, certaines charges récupérables ne sont pas incluses, ou certaines charges non récupérables sont incluses dans le calcul.

• ‍Des justificatifs non fournis

Le propriétaire ou le gestionnaire refuse ou tarde à fournir les justificatifs demandés par le locataire pour contester la régulation.

• ‍Une différence trop importante entre les provisions et les dépenses réelles

Si le locataire perçoit une trop grande différence entre les provisions et les dépenses réelles, notamment si les dépenses réelles sont beaucoup plus élevées, la situation peut virer au litige.

Le processus en cas de litige

En cas de litige, la première chose à faire est d’établir une communication cordiale et transparente entre le locataire et le propriétaire. Cette étape est cruciale pour éviter les malentendus. La discussion et les justificatifs doivent fournir les informations nécessaires pour éviter d’aggraver le litige.

Si la communication n’aboutit pas, il est alors temps de tenter une résolution à l’amiable, par la négociation. Les deux parties peuvent tenter de trouver un accord sur un ajustement des charges, ou un échelonnement du paiement du solde par exemple. Il est important que les échanges soient formels et effectués par écrit, afin d’en garder des traces officielles. Si les deux parties ne peuvent pas s’entendre, elles peuvent faire appel à un conciliateur de justice, dont le métier est de gérer la communication et les échanges entre elles.

Si aucune solution à l’amiable n’est trouvée, le locataire ou le propriétaire peut saisir le tribunal compétent du lieu où est situé le logement. Le juge peut alors statuer du remboursement des sommes ou bien du complément.

Conclusion

Comprendre le processus de régulation des charges est essentiel, tant pour les locataires que pour les propriétaires bailleurs. Pour éviter les litiges, les deux parties doivent maintenir une communication transparente et régulière. Pour le propriétaire, il est important de conserver tous les justificatifs des charges et de maintenir une comptabilité précise. Faire appel à une agence de gestion locative peut alors être une solution adaptée, afin de maintenir la sécurité et l’efficacité de la gestion.