Comment gérer le dépôt de garantie pour une location : le guide pratique

Le dépôt de garantie fait partie des clauses incontournables que l’on retrouve dans pratiquement tous les contrats de location de nos jours. Bien que non obligatoire, cette somme versée par le locataire est admise comme une norme, et certaines conditions sont à respecter. Voici les choses que les propriétaires doivent savoir pour gérer efficacement le dépôt de garantie.

Qu’est-ce que le dépôt de garantie ?

Lors de la signature du bail de location, le locataire verse un dépôt de garantie, qui est conservé par le propriétaire ou par l’agence de gestion locative, pendant toute la durée du contrat. Cette somme d’argent fait office d’assurance ou de caution, pour garantir que le locataire respecte bien les conditions du bail (entretien du logement, paiement des loyers…).

Le versement du dépôt de garantie par le locataire n’est pas obligatoire, car il n’est pas imposé par la loi. En revanche, dans les faits, tous les propriétaires et les agences demandent un dépôt de garantie lors de la signature du bail. Cela permet d’apporter plus de sécurité au propriétaire, et de prouver le sérieux du locataire.

BON À SAVOIR : Le dépôt de garantie est parfois appelé la « caution ». Ce terme peut cependant entraîner une confusion avec la véritable « caution » locative, qui désigne la personne physique ou l’organisme qui se porte garant du paiement du loyer pour le locataire. Il peut par exemple s’agir d’un membre de sa famille, ou d’une société spécialisée.

Le montant du dépôt de garantie

Le propriétaire ne peut pas gérer le montant du dépôt de garantie comme bon lui semble. La somme maximale autorisée est en effet limitée, et dépend du type de location.

Gérer le dépôt de garantie en location vide

Si le contrat de location prévoit que le paiement du loyer s’effectue à chaque début de mois, le dépôt de garantie maximal équivaut à un mois de loyer, sans compter les charges. Cette limite s’applique également pour les contrats qui prévoient le paiement du loyer par avance, tous les deux mois.

En revanche, si le loyer est payé d’avance tous les trois mois, le propriétaire ne peut pas demander de dépôt de garantie à son locataire.

Gérer le dépôt de garantie en location meublée

Dans le cadre d’une location meublée, les plafonds sont différents. Si le loyer est payé en avance en début de mois ou tous les deux mois, le dépôt de garantie ne peut pas dépasser les deux mois de loyers (hors charges).

Là encore, les baux meublés avec une clause de paiement trimestriel ne peuvent pas exiger de dépôt de garantie.

BON À SAVOIR : En location nue comme en location meublée, le propriétaire doit impérativement indiquer le montant du dépôt de garantie sur le bail avant la signature. De plus, il est interdit d’augmenter ce montant en cours de contrat.

Les modalités du dépôt de garantie

Quand verser le dépôt de garantie ?

Le versement du dépôt de garantie a lieu lors de la signature du bail de location. Le locataire peut effectuer le paiement lui-même, ou bien déléguer à un organisme dont il dépend, comme Action Logement, le fonds de solidarité pour le logement, ou encore l’avance Loca-Pass par exemple.

Si le propriétaire gère son logement lui-même, il récupère directement le dépôt de garantie. A contrario, si le logement est confié à une agence de gestion locative, le gestionnaire en charge du dossier s’occupe de réceptionner le dépôt de garantie et de le conserver jusqu’à l’état des lieux de sortie.

Comment le locataire paye-t-il le dépôt de garantie ?

Le mode de paiement le plus fréquent est le chèque. Cependant, le locataire peut aussi opter pour un versement par virement bancaire, ou même un paiement en espèce. Les modalités de paiement peuvent être ajustées selon les cas, tant que le locataire et le propriétaire se mettent d’accord et inscrivent ce détail sur le contrat.

BON À SAVOIR : Si le locataire opte pour un dépôt de garantie en espèce, il peut demander un reçu comme preuve de son versement.

Les recours du propriétaire en cas de non-paiement

Comme nous l’avons vu précédemment, le versement d’un dépôt de garantie n’est pas une obligation légale pour le locataire. C’est au propriétaire de choisir d’inclure cette clause dans le contrat ou non. Cependant, si le bail mentionne un dépôt de garantie et que le locataire le signe, il s’engage à effectuer le versement. Dans le cas contraire, le locataire ne respecte pas les conditions du contrat, ce qui donne le droit au propriétaire de se retourner contre lui.

Le propriétaire peut alors suivre les étapes suivantes pour gérer le litige :

• Relancer le locataire
• Lui adresser une demande formelle de paiement du dépôt de garantie par lettre recommandée avec accusé de réception
• Faire appel à un médiateur, aussi appelé conciliateur de justice
• Entamer une action en justice afin de récupérer la somme due

Si les torts du locataire sont reconnus devant le juge, il peut être condamné à payer le dépôt de garantie, ainsi que des intérêts et certaines pénalités.

Faire appel à une agence de gestion locative telle que Manda représente donc un avantage majeur dans ce genre de cas. En effet, nos experts prennent en charge les échanges avec le locataire, et garantissent un paiement sécurisé du dépôt de garantie.

La restitution du dépôt de garantie

Les conditions

Le propriétaire ou l’agence de gestion locative restitue le dépôt de garantie au locataire après l’état des lieux de sortie. Pour que ce dépôt soit restitué intégralement, l’état des lieux de sortie doit être conforme à l’état des lieux d’entrée. Cela signifie que le locataire a respecté toutes les conditions de son contrat (entretien du logement, absence de dégradation, nettoyage…).

Si les deux états des lieux présentent des différences, le propriétaire peut retarder la restitution de la somme, en retenir une partie, ou encore conserver la totalité. C’est ce que nous allons voir tout de suite.

Les délais

Le délai pour restituer le dépôt de garantie au locataire est imposé par la loi. Il dépend de l’état dans lequel le propriétaire ou l’agence immobilière va retrouver l’habitation lors de l’état des lieux de sortie.

Si l’état des lieux est conforme, le locataire doit récupérer son dépôt de garantie dans un délai d’un mois à partir de la remise de clés. Ce transfert peut se faire en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si l’état des lieux n’est pas conforme, le propriétaire ou l’agence dispose d’un délai de deux mois après la remise des clés pour restituer le dépôt de garantie au locataire. Ce mois supplémentaire laisse le temps au propriétaire de constater les éléments qui ne sont pas conformes à l’état des lieux d’entrée, et de réaliser des devis. Il peut par exemple s’agir de devis pour des réparations ou pour engager une équipe de nettoyage professionnelle. Les frais de réparations et de nettoyage peuvent alors être imputés au dépôt de garantie. Cela signifie que la somme restituée au locataire pourra être plus basse que celle qu’il a versée au début du bail, voire même nulle dans certains cas.

Gérer les litiges liés au dépôt de garantie

Plusieurs types de litiges peuvent concerner le dépôt de garantie. Voici les plus courants et comment les gérer.

Le locataire conteste l’état des lieux de sortie et les retenues

Si le propriétaire constate des dégradations ou un problème de nettoyage lors de l’état des lieux de sortie, il peut retenir une partie ou l’intégralité du dépôt de garantie pour couvrir les frais de remise en état. La non-conformité de l’état des lieux doit être justifiée par des preuves visuelles et/ou un constat de commissaire de justice. Les retenues doivent quant à elles être justifiées par des devis ou des factures de travaux.

Si le logement est un appartement en copropriété, la somme retenue peut se présenter sous forme de provision. Cette provision peut représenter jusqu’à 20% du dépôt de garantie et doit également être justifiée par des documents. Le propriétaire peut conserver cette provision jusqu’à l’arrêté des comptes de l’immeuble.

Dans les deux cas, le locataire est en droit de contester les retenues ou les provisions. Pour cela, il peut adresser une lettre recommandée avec accusé de réception, à son propriétaire ou à son agence immobilière.

Le propriétaire ne respecte pas les délais

Le locataire peut envoyer une mise en demeure à son propriétaire si celui-ci ne restitue pas le dépôt de garantie dans les délais imposés. Pour se faire, il peut utiliser un modèle de lettre recommandée avec accusé de réception.

Le propriétaire qui ne respecte pas les délais peut être condamné à payer des pénalités. Celles-ci s’élèvent à 10% du loyer mensuel à chaque mois de retard.

Si le propriétaire refuse de restituer le dépôt de garantie malgré la mise en demeure, le locataire peut faire appel à un conciliateur de justice. Ce professionnel est chargé de trouver un terrain d’entente entre les deux parties. Cependant, sans résultat, la procédure suivante s’effectue devant le juge.

Notez également que si le litige est supérieur à 5000 euros, le locataire peut directement saisir le juge, sans passer par l’étape de la conciliation.

BON À SAVOIR : Les pénalités s’appliquent uniquement si le locataire a fait le nécessaire pour recevoir son dépôt de garantie. C’est-à-dire communiquer sa nouvelle adresse au propriétaire ou au gestionnaire locatif.

La résolution des litiges

Gérer les litiges liés au dépôt de garantie en trouvant une solution à l’amiable est toujours la meilleure option. Le conciliateur de justice peut intervenir gratuitement pour aider les deux parties à trouver un terrain d’entente, ce qui est un avantage majeur, pour le locataire comme pour le propriétaire.

En revanche, si le litige persiste jusqu’au tribunal, les deux parties ont intérêt à rassembler des preuves suffisamment nombreuses et solides pour appuyer leurs arguments. En fonction des cas, le juge peut imposer le paiement du dépôt de garantie, autoriser les retenues, ou même appliquer des pénalités supplémentaires.

Conclusion 

Le dépôt de garantie est un aujourd’hui un élément incontournable du contrat de bail. Il apporte une sécurité financière supplémentaire au propriétaire, et prouve l’engagement et le sérieux du locataire.

Bien qu’il n’existe aucune loi qui impose le versement du dépôt de garantie, sa restitution, elle, est encadrée par des textes officiels. Pour éviter les litiges, il est donc dans l’intérêt du propriétaire d’effectuer toutes les démarches administratives dans les temps, afin de restituer le dépôt de garantie selon la loi.

De ce fait, faire appel à une agence de gestion locative comme Manda représente un avantage certain. Les experts immobiliers s’occupent eux-mêmes de réaliser les états des lieux et de gérer toutes les démarches relatives au dépôt de garantie. Le propriétaire gagne ainsi du temps et de la tranquillité d’esprit, en évitant les litiges.

 FAQ

Que couvre le dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie peut servir à couvrir tout ce qui relève de la responsabilité financière du locataire. Il peut s’agir des loyers impayés, de frais de réparation pour des dommages, de frais de nettoyage, ou tout autre frais engendré par le non-respect des clauses du contrat par le locataire.

Quelle est la différence entre le dépôt de garantie et l’assurance loyers impayés ?

Le dépôt de garantie est une somme qui est conservée pendant toute la durée du bail, et restituée au locataire après l’état des lieux, si aucun dégât n’a été constaté. L’assurance loyers impayés, est quant à elle une mesure de protection qui permet au propriétaire d’être couvert par un assureur, en cas de défaut de paiement de la part du locataire. Il n’y a donc pas de lien direct entre le locataire et l’assureur.

Comment assurer la restitution rapide du dépôt de garantie ?

Confier votre logement à une agence de gestion locative vous permet notamment de gagner du temps, car des experts s’occupent de restituer le dépôt de garantie au locataire, dans les plus brefs délais.