Les quittances de loyer : un élément clé pour une relation de confiance avec votre locataire

Même si elle n’est pas obligatoire, la délivrance d’une quittance de loyer peut être une demande formulée par un locataire auprès de son bailleur. Ce document légal peut en effet lui servir comme preuve de la location du logement qu’il occupe et du fait qu'il soit à jour de ses obligations contractuelles en termes de paiement du loyer et des charges. Manda, votre expert de la gestion locative en ligne, vous donne toutes les informations essentielles à connaître sur les quittances de loyer afin de les remplir correctement pour éviter les sanctions. Téléchargez gratuitement notre modèle de quittance de loyer aux normes 2024 en format PDF ou Word en bas de notre article.

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer est un document officiel qui sert de preuve de paiement du loyer. Elle est délivrée par le propriétaire ou le gestionnaire immobilier au locataire pour attester que le loyer et les charges ont été payés en totalité pour une période donnée, généralement mensuelle.

La remise d'une quittance s’applique aux locations régies par un contrat de bail d'habitation meublée, un bail vide, un bail étudiant, une colocation entre colocataires ou encore un bail mobilité, ainsi que pour les locations commerciales ou les garages. De plus, la quittance de loyer peut attester du règlement des sommes locatives et de l'assurance habitation. En revanche, pour les locations saisonnières, les propriétaires doivent fournir une facture au lieu d'une quittance, soulignant la différence entre ces types de documents.

Contenu obligatoire

Afin d’être considérée comme valable, une quittance de loyer doit contenir les informations suivantes : 

• Le montant du loyer et des charges (de façon séparée)
• La période pour laquelle le loyer a été payé
• Le nom et le prénom du locataire
• L'adresse du bien loué
• Le nom et l'adresse du propriétaire ou du gestionnaire immobilier, ainsi que sa signature (manuscrite ou électronique)

Mode de transmission

Une fois le règlement des loyers reçu, la quittance peut être transmise soit par voie postale, soit par voie électronique. Si le propriétaire décide de l'envoyer par email, il doit organiser l'envoi de la quittance à l'adresse de domicile du locataire, en obtenant son accord. Le document peut être délivré en ligne via une plateforme de gestion locative ou envoyé par courrier si le locataire exprime son refus. Cette réception de la quittance par voie électronique facilite également le stockage et l'accès aux justificatifs.

Si le locataire ne paie qu'une partie des loyers ou des charges, vous n’êtes pas tenu de lui fournir une quittance, mais plutôt un simple reçu ou une attestation de paiement qui indique la somme effectivement acquittée.

Important : Une quittance de loyer ne doit pas être confondue avec un appel de paiement dont le but est de faire savoir au locataire qu'il est tenu de régler son loyer à une date butoir. Les avis de paiement de loyer sont envoyés avant que le loyer ne soit dû, tandis que les quittances de loyer sont envoyées après que le locataire se soit acquitté de cette somme.

Pourquoi établir une quittance de loyer ?

L'établissement d'une quittance de loyer est un élément clé pour une relation de confiance entre un propriétaire et ses locataires. Elle permet à ces derniers de disposer d'un document officiel et un justificatif prouvant qu'ils ont réglé leurs loyers. Le propriétaire, de son côté, peut attester aisément les sommes locatives acquittées et tenir plus facilement à jour sa comptabilité grâce à une mise en ligne des quittances, afin d'identifier rapidement tout retard ou défaut de paiement.

La quittance de loyer : une obligation légale ?

D’après l’article 21 de la loi 89-462 du 06/07/1989, un propriétaire-bailleur n’a pas l’obligation de fournir chaque mois une quittance à son locataire. La remise n’est donc pas automatique.

Cependant, à partir du moment où un locataire adresse une demande par lettre ou email auprès de son bailleur, ce dernier se voit alors obligé de lui faire parvenir une quittance dans les meilleurs délais, en respectant les dates d’échéance, une fois les sommes dues réglées.

Une preuve de paiement pour le locataire

La quittance de loyer est une preuve de paiement et un justificatif qui peut être utilisée par le locataire pour attester qu'il a bien réglé le loyer et les charges sur une période donnée. Ce document, souvent intitulé "quittance de loyer", peut également être utile en cas de litige avec le propriétaire.

Un justificatif pour les aides au logement

Lorsqu’un locataire fait une demande d'aide au logement auprès de la CAF, les quittances de loyer ou attestations de paiement sont des justificatifs à présenter pour établir le dossier administratif. Il est essentiel que les quittances soient signées par le bailleur ou son représentant, et délivrées par envoi électronique ou postal, au risque de ne pas être acceptées par les services de la CAF.

Bon à savoir : Même après le départ du locataire, celui-ci peut demander une quittance via email ou par lettre pour tous les mois passés dans le domicile loué, à condition bien entendu que le règlement du loyer et des charges ait été réalisé.

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Comment effectuer une demande de quittancement auprès du propriétaire ?

Il est tout à fait légitime pour un locataire de demander à son propriétaire l'envoi mensuel d'une quittance de loyer par courrier, email ou mise en ligne sur une plateforme de gestion locative. Cette démarche permet de télécharger facilement la quittance en format PDF et de conserver un titre officiel de chaque envoi.

La demande doit inclure les éléments suivants, que ce soit par lettre ou par email : 

• Le nom complet et l'adresse précise du locataire
• Le numéro de téléphone et l'adresse e-mail du locataire
• La période du loyer correspondant à la demande
• Une mention du type : “Je vous demande de m’envoyer pour chaque mois à venir une quittance de loyer, conformément à l’article 21 de la loi du 06/07/1989.”
• La signature du locataire

Important : Le propriétaire n'a pas le droit de faire payer une quittance de loyer, cela constituant une clause abusive et rendant le bail d'habitation non conforme. Tout avis de paiement de quittance doit être fourni gratuitement au locataire.

Faire une quittance de loyer pour une colocation

En situation de colocation, il existe diverses options selon le type de bail signé. Si tous les colocataires ont un bail commun, une seule quittance réunissant les noms de chaque colocataire et le montant total du loyer est délivrée, simplifiant ainsi la gestion locative. Toutefois, si chaque colocataire bénéficie d'un bail individuel, une quittance personnalisée pour sa part du loyer est alors émise, assurant une distinction claire des obligations de paiement.

Comment établir une quittance de loyer ?

Une quittance étant un document devant respecter un certain formalisme, nous vous conseillons d'utiliser des modèles à jour en format Word ou PDF provenant de sites officiels.

=>Téléchargez ce modèle de quittance conforme aux réglementations en vigueur en formats PDF et Word (Mis à jour en janvier 2024).

Informations complémentaire à renseigner

En plus des informations obligatoires à renseigner comme nous l’avons vu précédemment, il est possible d’ajouter sur une quittance de loyer d’autres éléments, tels que des attestations d’assurance ou des mentions spécifiques, pour renforcer le titre et la validité du document : 

• Récupération de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères
• Rappel d’impayé de loyer ou de charges sur une période antérieure à la quittance
• Remboursement d’un trop-perçu de loyer
• Récupération de l’assurance pour compte souscrite par le bailleur en cas de colocation

Par ailleurs, quand un locataire est éligible à une aide financière de l'État pour payer son loyer, le bailleur peut faire figurer cette information sous forme d'attestation sur la quittance, s’il en est le bénéficiaire direct. Cette quittance peut être téléchargée en format PDF pour faciliter son utilisation. Toutefois, si l'aide en question n'a pas encore été encaissée, il est important que le bailleur ajoute la mention "sous réserve d'encaissement" pour préciser que le loyer n'a pas encore été réglé dans son intégralité et qu'il reste donc dû tant que l'aide n'a pas été effectivement perçue.

Fréquence d'émission

La plupart du temps, une quittance de loyer porte sur une période mensuelle, conformément aux échéances des loyers. Cependant, il est possible de faire parvenir au locataire des quittances trimestrielles, annuelles ou pour une autre durée (par exemple inférieure à un mois lors de l’entrée ou de la sortie des lieux), à condition que les sommes reportées correspondent bien à la période concernée.

Exemple : première quittance de loyer datée du 20 juin de l’année N pour un appartement loué 750 € hors charges avec une entrée des lieux du locataire.

Il convient alors de calculer le prorata d'occupation qui est de 10 jours sur un mois comportant 30 jours : (750 € / 30) x 10 = 250 €. Cette somme réglée correspond au prorata de loyer due.

Conformité de la signature de la quittance

Pour qu'une quittance ait une valeur officielle, il est indispensable que le document comporte la signature du bailleur, qu'elle soit manuscrite ou électronique. Cela confirme la véracité du document et le rend juridiquement valide. Dans le cadre des aides au logement, telles que celles offertes par la CAF, l'absence de signature peut poser problème et entraîner un refus de la quittance. L'usage d'une signature numérique est acceptable, surtout avec la mention explicite du consentement du signataire, renforçant ainsi l'attestation de validité de la quittance.

Les erreurs à éviter

Pour éviter tout malentendu entre le propriétaire et ses locataires, il est important de ne pas commettre d'erreurs lors de l'émission d'une quittance de loyer, telles que des erreurs de date ou de titre : 

• Oubli de mentions obligatoires
• Incohérences avec le contrat de location : vérifiez que toutes les informations relatives au locataire sont correctes et à jour.
• Erreur de montant ou de période : assurez-vous que le montant du loyer et des charges indiqué sur la quittance correspond bien à celui réellement payé par le locataire pour la période concernée.
• Retard d’émission : si votre locataire vous a formulé une demande de quittance, transmettez-lui le document dans les meilleurs délais une fois le paiement du loyer reçu, afin de respecter les dates d’échéance.

En respectant ces éléments, vous pourrez émettre des quittances de loyer respectant la loi, servant de justificatifs fiables et évitant ainsi tout litige éventuel ultérieur.

Conservation de la quittance

Il est fortement recommandé de conserver une quittance de loyer, en tant que document justificatif, durant trois années après la clôture du contrat de location. Cela correspond également à la durée durant laquelle un contrat de bail demeure actif. Pendant cette période, il est possible d'entreprendre des actions légales pour toute contestation ou vérification relative au bail.

Les sanctions en cas de non-respect

Le non-respect des règles relatives à l'émission de quittances de loyer et le non-respect des échéances de délivrance peuvent entraîner des sanctions pour le propriétaire : 

• Le locataire peut contester la validité de la quittance.
• Le propriétaire peut se voir infliger une amende en cas de non-émission de la quittance ou en présence de mentions erronées sur la quittance.
• Le non-respect des règles d’émission peut également entraîner des litiges entre le locataire et son propriétaire, pouvant aller jusqu'à la résiliation du bail ou des poursuites judiciaires, avec pour conséquence une potentielle perte de certains avantages fiscaux (par exemple dans le cadre d’une location en loi Pinel).

Il est donc essentiel pour le bailleur de respecter scrupuleusement les règles relatives à l'émission de quittances de loyer, en délivrant régulièrement les documents justificatifs, pour éviter ces sanctions et garantir une relation locataire-propriétaire harmonieuse.

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Conclusion

Document émis par un bailleur ou son représentant, la quittance de loyer justifie le paiement du loyer et des charges par le locataire. En tant que propriétaire-bailleur, il est essentiel de respecter vos obligations légales en délivrant ce justificatif via mise en ligne ou par email pour éviter tout risque de sanction et conserver de bonnes relations avec vos locataires. Spécialiste de la gestion en ligne, Manda est à vos côtés pour faciliter vos démarches et vous conseiller lors de l’établissement d’un quittancement afin de garantir sa conformité.

FAQ

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ? 

Une quittance de loyer est un document juridique délivré par le propriétaire à son locataire pour attester du paiement du loyer et des charges sur une période donnée. En plus d'être une preuve de paiement, la quittance est également un document important et un justificatif pour le locataire dans le cadre de ses démarches administratives. En effet, il peut être amené à présenter une quittance de loyer en format PDF ou Word pour justifier de son adresse ou pour obtenir des aides sociales, telles que l'aide personnalisée au logement (APL).

Quelles sont les informations à faire figurer dans une quittance ?

Une quittance de loyer doit contenir différentes mentions obligatoires, telles que le montant du loyer et des charges, la période pour laquelle le loyer a été payé, le nom et le prénom du locataire, l'adresse du bien loué, ainsi que le nom et l'adresse du propriétaire ou du gestionnaire immobilier avec sa signature manuscrite ou électronique, attestant ainsi la validité du document justificatif.

L’émission d’une quittance est-elle obligatoire ?

La délivrance d'une quittance de loyer est obligatoire pour le propriétaire seulement à partir du moment où le locataire en fait la demande, que ce soit par email ou par courrier, et doit être envoyée dans les délais d’échéance convenus.

Quelle est la fréquence d'émission d’une quittance de loyer ?

Généralement, la quittance est émise pour une période mensuelle, correspondant aux échéances des loyers. Cependant, il est tout à fait possible d'établir des quittances pour des périodes différentes, telles que trimestrielles, annuelles ou même pour une durée inférieure à un mois, par exemple lors d'une entrée ou d'une sortie des lieux. Dans tous les cas, il est important de s'assurer que les montants reportés sur la quittance correspondent bien à la période concernée et aux sommes réglées.

Comment transmettre une quittance de loyer ? 

Après avoir reçu les fonds, la quittance de loyer peut être délivrée de deux manières : soit par voie postale, soit par voie électronique. Dans le cas où le propriétaire souhaite l'envoyer par e-mail, il doit obtenir l'accord préalable du locataire. Ce dernier a la possibilité de refuser cette méthode de transmission et, dans ce cas, le document doit être envoyé par courrier. Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer ou des charges, le propriétaire n'est pas tenu de fournir une quittance : un simple reçu mentionnant le montant effectivement payé est suffisant comme justificatif de paiement partiel.

Quelles sont les erreurs à éviter pour remplir une quittance ? 

Il est important de faire attention à plusieurs points lors de l'émission d’un quittancement, tels que l’oubli de mentions obligatoires, les incohérences avec le contrat de location, les erreurs de montant ou de période, ou encore la mauvaise datation du justificatif.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de délivrance des quittances de loyer ? 

Le non-respect des règles relatives à l'émission de quittances de loyer peut entraîner des sanctions pour le propriétaire : contestation de la validité de la quittance par le locataire, amende en cas de non-émission ou en présence de mentions erronées, voire résiliation du bail avec la perte potentielle de certains avantages fiscaux, notamment en cas de non-respect des échéances d’envoi électronique.

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