Assemblée générale extraordinaire de copropriété : tout ce qu'il faut savoir

Guide pratique sur l'assemblée générale extraordinaire de copropriété

Au sein d'une copropriété, l'assemblée générale (AG) constitue un moment essentiel pour voter des résolutions qui impactent le quotidien des résidents et l'avenir de l'immeuble. Parmi les deux types d'AG existants, l'assemblée générale extraordinaire se distingue par son caractère exceptionnel et les sujets spécifiques qu'elle traite.

Manda, votre syndic innovant en ligne, met à votre disposition ce guide complet pour vous permettre de tout comprendre sur le rôle et les implications d’une assemblée générale extraordinaire de copropriété.

Introduction à la notion d'assemblée générale extraordinaire

Une assemblée générale (AG) de copropriété, de la même façon que pour une société, permet de traiter les sujets liés à la vie d’un immeuble.

Qu'est-ce qu'une AGE ?

Contrairement à l'AG ordinaire se tenant chaque année pour notamment valider le budget et les comptes, l'AGE ne répond à aucune périodicité prédéfinie. Elle est convoquée de manière ponctuelle pour traiter des questions urgentes ou exceptionnelles qui ne peuvent attendre la prochaine AGO.

L'initiative de convoquer une AGE revient à plusieurs acteurs :

• Le syndic : Il détient la responsabilité légale de réunir l'assemblée lorsqu'un événement particulier l'exige.
• Le conseil syndical : Il peut demander au syndic de convoquer une AGE.
• Un copropriétaire ou un groupe de copropriétaires qui représente au moins 25 % des voix de l’immeuble peut exiger la tenue d'une AGE.

Quand et pourquoi convoquer une AGE de copropriété ?

Les situations déclenchant une AGE sont diverses et répondent à des besoins précis de la copropriété. :

• Modification du règlement de copropriété : L'AGE permet d’adopter ou de modifier les règles qui régissent la vie de l'immeuble et les relations entre copropriétaires.
• Travaux importants : Lorsque des travaux non prévus sont nécessaires, une AGE permet d’obtenir l'approbation des copropriétaires.
• Décisions urgentes : En cas d'événements imprévus comme un sinistre majeur ou des litiges importants, l'AGE permet de prendre des mesures rapides et concertées.
• Vente ou acquisition de parties communes : L'accord des copropriétaires réunis en AGE est requis pour ce type de transaction.
• Révocation du syndic : Si le syndic fait l'objet de critiques fondées ou ne remplit pas ses obligations, les copropriétaires peuvent le destituer lors d'une AGE.

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Rôle du syndic dans la conduite d'une assemblée générale extraordinaire de copropriété

Le syndic joue un rôle central dans la conduite d’une AGE de copropriété, en veillant à son bon déroulement et à la prise de décisions conformes à la loi. En tant que chef d'orchestre de l'assemblée générale extraordinaire de copropriété, il est en effet chargé de :

• Convoquer l'assemblée générale sous 1 mois à partir de la réception de la demande de convocation, formulée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des voix. La convocation est envoyée à l'ensemble des copropriétaires par LRAR. Elle doit mentionner la date, l'heure, le lieu de l’AG, ainsi que l'ordre du jour.
• Préparer l'ordre du jour de l'AGE, en concertation avec le conseil syndical. L'ordre du jour doit être précis et mentionner clairement les questions qui seront soumises au vote des copropriétaires.
• Présider l'assemblée générale en veillant au bon déroulement des débats et au respect des règles de vote.
• Exécuter les décisions prises en AGE dans les meilleurs délais.

À retenir : Le syndic joue un rôle essentiel dans la conduite d'une assemblée générale extraordinaire de copropriété. Il est important que les copropriétaires soient conscients de ses responsabilités et qu'ils puissent compter sur lui pour gérer correctement ce type de réunion.

Règles de fonctionnement d'une assemblée générale extraordinaire de copropriété

Au sein d’une copropriété, les AGE n’ont pas d'obligation en termes de quorum. Concrètement, cela veut dire qu’un nombre minimum de copropriétaires présents ou représentés n’est pas nécessaire.

Attention cependant, l’absence de quorum n'empêche pas pour autant le respect des majorités requises définies par la loi pour valider les résolutions. En règle générale, la majorité absolue est nécessaire, mais certaines décisions plus importantes peuvent nécessiter une double majorité, voire l'unanimité.

⇨ Pour aller plus loin avec Manda : “Majorité absolue en copropriété : règles et implications”

Les deux principaux sujets traités en assemblée générale extraordinaire de copropriété

Différents thèmes peuvent être abordés lors d’une assemblée générale extraordinaire de copropriété, le plus souvent en raison de leur caractère d'urgence.

Travaux urgents et investissements importants

L'un des motifs les plus courants de convocation d'une AGE est la nécessité de réaliser des travaux urgents ou des investissements importants dans la copropriété. Cela peut inclure des réparations majeures du bâtiment ou des mises aux normes de sécurité. Lors de l'AGE, les copropriétaires sont appelés à voter sur le bien-fondé des travaux, le choix des prestataires et le financement du projet. 

Adaptation du règlement de copropriété

Le règlement de copropriété définit les règles de fonctionnement d’un immeuble, notamment les droits et obligations des copropriétaires, les modalités de convocation et de tenue des assemblées générales, ainsi que les procédures de prise de décision. Une AGE peut être nécessaire pour modifier le règlement de copropriété, par exemple pour adapter les règles aux besoins spécifiques de la copropriété, pour intégrer de nouvelles dispositions légales ou pour simplifier les procédures de gestion.

Bon à savoir : L'AGE peut également être utilisée pour voter d'autres décisions importantes pour la gestion de la copropriété, telles que la révocation du syndic, la conclusion d’un contrat de prestations de services ou encore la gestion d’un litige.

Conduite d'une AGE de copropriété

La tenue d'une assemblée générale extraordinaire de copropriété est encadrée par des règles spécifiques assurant son bon déroulement.

Présidence et déroulement de la réunion

Le président de séance est généralement le syndic de copropriété. En son absence, le conseil syndical peut désigner un président parmi ses membres ou un copropriétaire volontaire. Le président présente l'ordre du jour de l'AGE, qui a été préalablement communiqué aux copropriétaires dans la convocation. Chaque point de l'ordre du jour est ensuite débattu et discuté par les copropriétaires. Le président veille au bon déroulement des échanges et à ce que tous les copropriétaires puissent s'exprimer. Le vote des résolutions se fait généralement à la majorité des voix des personnes présentes ou représentées.

Prise de parole des copropriétaires

Tous les copropriétaires présents ou représentés ont le droit de prendre la parole et de s'exprimer sur les points à l'ordre du jour, dans le respect des autres et en évitant les propos diffamatoires ou injurieux. Le syndic peut intervenir pour apporter des précisions ou des éclaircissements sur les points abordés.

Vote des résolutions et rédaction du procès-verbal

Le vote se fait à main levée ou par bulletin secret selon les modalités prévues par le règlement de copropriété. Une fois terminé, le président proclame les résultats du vote et annonce les résolutions adoptées. Le procès-verbal de l'AGE est rédigé par le syndic ou un secrétaire de séance désigné. Il récapitule les décisions prises lors de l'assemblée. Ce document est signé par le président et le secrétaire.

Conséquences des résolutions votées en assemblée générale extraordinaire de copropriété

Les décisions prises en AGE ont le plus souvent des conséquences importantes pour les copropriétaires et la copropriété dans son ensemble.

Application des décisions prises en en assemblée générale extraordinaire de copropriété

Ces décisions sont opposables à tous les copropriétaires, même ceux qui n'étaient pas présents à l'assemblée. Elles doivent être appliquées dans les meilleurs délais par le syndic.

Certaines décisions peuvent nécessiter l'approbation des autorités administratives avant de pouvoir être mises en œuvre. C'est le cas, par exemple, des travaux qui modifient l'aspect extérieur de l’immeuble.

Recours en cas de désaccord ou de litige

Si un copropriétaire est mécontent d'une décision prise en AGE, il peut la contester devant le tribunal dans les deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l'assemblée. Pour cela, le copropriétaire doit justifier d'un motif légitime. Celui-ci peut être, par exemple, la violation de la loi ou du règlement de copropriété, une irrégularité dans la procédure de convocation ou de vote de l'assemblée ou encore le caractère abusif de la décision. Si le tribunal juge que la décision est illégale, il peut l'annuler. Cela signifie que la décision n'aura plus d'effet et que la copropriété devra convoquer une nouvelle AGE.

Bon à savoir : Avant de recourir à la justice, il est toujours préférable d'essayer de résoudre les différends à l'amiable entre copropriétaires ou avec le syndic, voire de faire appel à un médiateur.

Conseils pour une assemblée générale extraordinaire de copropriété efficace

Pour qu’une AGE soit productive, il est important de bien la préparer et de communiquer efficacement avec les copropriétaires.

Définir un ordre du jour clair

L'ordre du jour doit lister tous les points qui seront abordés lors de l'AGE. Il est essentiel de le communiquer aux copropriétaires suffisamment à l'avance pour qu'ils puissent le lire attentivement.

Préparer les documents nécessaires à l’AGE

Les copropriétaires doivent avoir accès à tous les documents avant l'AGE, tels que le projet de résolution, les comptes de la copropriété et les devis pour les travaux éventuels.

Convoquer les copropriétaires dans les délais légaux

La convocation à l'AGE doit être envoyée aux copropriétaires au minimum 21 jours avant la date de la réunion. La convocation doit mentionner la date, l'heure, le lieu de l'AGE, ainsi que l'ordre du jour.

Informer les copropriétaires de leurs droits de vote

Les copropriétaires doivent connaître leurs droits de vote et la manière dont ils peuvent voter. Ils doivent également savoir qu'ils peuvent se faire représenter par un mandataire à l'AGE.

Assurer une communication efficace avec les copropriétaires

La communication est primordiale dans le cadre d‘une assemblée générale extraordinaire de copropriété. Cela peut se faire par le biais du site web de la copropriété, d'une newsletter ou d'une réunion d'information. Il est important de répondre aux questions des copropriétaires de manière claire, par e-mail, téléphone ou courrier. Les copropriétaires doivent par ailleurs être encouragés à participer à la discussion et à exprimer leurs points de vue, tout en respectant les opinions divergentes. L’objectif est de se concentrer sur les points communs et de trouver des solutions qui conviennent à tous.

Études de cas d’assemblée générale extraordinaire de copropriété 

Découvrons à travers quelques exemples comment une AGE peut transformer une copropriété lors de la prise de décisions importantes.

1) Rénovation urgente de la toiture

• Problématique : Une toiture vieillissante et dégradée, présentant des fuites et des infiltrations d'eau, menaçant la sécurité des habitants et fragilisant la structure du bâtiment.
• Décision prise en AGE : Lancer des travaux urgents de rénovation de la toiture, en incluant l'isolation, la réfection de l'étanchéité et le remplacement des éléments endommagés.
• Résultat : Toiture sécurisée et étanche, préservation du patrimoine immobilier et amélioration du confort thermique des habitants.

2) Lutte contre les impayés de charges pour garantir la pérennité de la copropriété

• Problématique : Taux d'impayés de charges élevé menaçant la santé financière de la copropriété et la réalisation des travaux d'entretien nécessaires.
• Décision prise en AGE : Mettre en place des procédures de recouvrement des impayés plus efficaces, en faisant appel à un huissier ou à un cabinet de recouvrement, et adopter des règles plus strictes sur les conditions de paiement des charges.
• Résultat : Réduction du taux d'impayés de charges avec assainissement de la situation financière de la copropriété.

3) Révoquer le syndic pour reprendre le contrôle de la copropriété

• Problématique : Un syndic incompétent et indélicat dont la gestion ne correspond plus aux attentes des copropriétaires.
• Décision prise en AGE : Révoquer le syndic en cours de mandat et désigner un nouveau syndic, qu'il soit professionnel ou bénévole.
• Résultat : Reprise du contrôle de la gestion de la copropriété par les copropriétaires, choix d'un syndic plus performant et plus à l'écoute des besoins des habitants, restauration de la confiance au sein de la copropriété.

Conclusion

L'assemblée générale extraordinaire de copropriété est un outil essentiel pour la gestion efficace d'un immeuble. Elle permet aux copropriétaires de se réunir plus rapidement pour prendre des décisions importantes et urgentes concernant l'avenir de leur bien commun, sans devoir attendre la tenue de l'assemblée générale ordinaire annuelle.

Manda, votre syndic de copropriété innovant en ligne, est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions. Notre équipe peut aussi réaliser une étude gratuite des besoins de votre copropriété pour mettre en place des solutions adaptées à votre immeuble. Contactez-nous pour en discuter !

FAQ

Qu'est-ce qu'une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?

L'assemblée générale extraordinaire de copropriété est une réunion des copropriétaires convoquée pour discuter et décider des questions urgentes ne pouvant pas attendre la prochaine assemblée générale ordinaire.

Quelles sont les raisons de convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Une AGE peut être convoquée pour voter des modifications du règlement de copropriété, autoriser des travaux exceptionnels, prendre des décisions importantes sur la gestion de la copropriété ou résoudre des conflits entre copropriétaires.

Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?

L'AGE peut être convoquée par le syndic, à la demande du conseil syndical, sur décision de justice, ou encore à la demande d'une ou différentes personnes qui représentent au minimum 25 % des voix de l’immeuble.

Comment se déroule une AGE de copropriété ?

Une assemblée générale extraordinaire suit un ordre du jour préétabli. Les décisions sont prises par vote des copropriétaires présents ou représentés. Les résolutions adoptées doivent être consignées dans un procès-verbal qui sera ensuite transmis à tous les copropriétaires.

Que faire en cas de litige suite à une décision prise lors d'une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?

En cas de contestation, il est recommandé de faire appel à un médiateur pour tenter de trouver un accord à l'amiable. Si aucune solution n'est validée, il est possible de saisir le tribunal compétent pour trancher le différend conformément à la législation en vigueur.

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