Charges locatives réelles ou au forfait : quel régime choisir ?

En plus d’un loyer dont le locataire effectue le paiement tous les mois pour l’occupation d’un logement, celui-ci est également redevable de charges locatives. Ces charges comprennent diverses dépenses telles que le chauffage, l'eau, l'électricité, la gestion des ordures et l'entretien des espaces communs de l’immeuble. Celles-ci correspondent aux dépenses engagées par le propriétaire pour le compte du locataire qui bénéficie de la jouissance de son logement meublé. Environ 60 à 80% de ces dépenses peuvent être imputées au locataire conformément au contrat de location annuel. Le décret du 26 août 1987 indique une liste exhaustive des charges récupérables (retrouvez la liste des charges récupérables ici). Deux systèmes de charges locatives existent: la provision sur charge (charges réelles) ou le régime forfaitaire des charges. Quelles sont les principales différences entre ces deux régimes? Quel est le plus avantageux pour le propriétaire? Le type de location influe-t-il sur le régime de charges locatives? Manda fait le point. Pour répondre à cette question, penchons-nous sur le fonctionnement, les avantages et les inconvénients du régime de charges forfaitaires et de provision sur charges.

Charges forfaitaires : fonctionnement, avantages et inconvénients

Fonctionnement

‍Au moment de la signature du contrat de location, le bailleur peut opter pour un régime de charges locatives dit forfaitaire. Le montant de ce forfait correspond à un calcul précis des charges locatives constatées, incluant par exemple le chauffage, l'eau, l'électricité, la taxe d'ordures et l'entretien des espaces communs de l’immeuble. Cette somme vient s’ajouter chaque mois au montant du loyer dont le locataire s’acquitte. Mais attention, le montant du forfait ne peut pas être disproportionné. Cette notion se retrouve dans la loi Alur de 2014 qui note que « le montant des charges forfaitaires ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté ». Si le montant est trop élevé, le bailleur court le risque d’être poursuivi par son locataire qui peut réclamer le remboursement d’une partie des charges locatives déjà payées

Avantages et inconvénients du régime forfaitaire

‍L’avantage est simple, si les calculs du bailleur sont bien effectués, le propriétaire peut lui-même fixer le montant des charges locatives et s’assurer que ses dépenses soient toujours récupérées en ajustant légèrement le montant du forfait à la hausse. Autre avantage, la régularisation des charges locatives qui peut s’avérer administrativement lourde n’est plus à effectuer chaque année. Les inconvénients sont cependant évidents : si le bailleur oublie d’inclure une charge locative dans le forfait ou si le locataire a une consommation d’énergie plus élevée que prévue, le bailleur ne peut pas demander une régularisation à son locataire. Le forfait est fixé à la signature du bail et ne peut être ajusté en cours de contrat. Le forfait peut cependant être modifié chaque année à l’instar de la révision annuelle de loyer.

Pour quel type de logement ?‍

Le forfait des charges locatives ne peut s’appliquer que pour des locations meublées. En cas de location vide, la seule exception pour laquelle le propriétaire peut opter pour un régime de charges locatives forfaitaire est une colocation.

Le régime forfaitaire de charges locatives est défini au moment de la signature du contrat de location en se basant sur un montant réel de charges constatées. Le montant du forfait de charges ne peut pas être trop élevé et ne peut être revu en cours d'année de bail, que ce soit par le propriétaire ou le locataire. Ce type de régime de charges locatives forfaitaires ne permet pas de procéder à des charges récupérables pour des dépenses complémentaires telles que l'entretien des espaces communs ou le paiement de taxes additionnelles.

Provision sur charges : fonctionnement, avantages et inconvénients

Fonctionnement

‍Le système de provisions de charges, ou charges réelles, est le mode le plus utilisé en France par les bailleurs dans les immeubles résidentiels. Le bailleur demande une provision sur les charges locatives au locataire en fonction des dépenses réelles telles que le chauffage, l'eau, l'électricité et l'entretien des espaces communs. Le montant de cette provision se base sur le décompte des charges fourni par le syndic de copropriété. Ce régime de charges locatives fait l’objet d’une régularisation annuelle. À réception du décompte des charges par le syndic de copropriété, deux possibilités se présentent au propriétaire. Le montant des provisions dont le locataire s’est acquitté est supérieur aux charges réelles et montre un déséquilibre en faveur de ce dernier. Le propriétaire devra alors rembourser le trop-perçu au locataire et procéder à un ajustement des provisions sur charges demandées au locataire pour l’année suivante. Si le montant dont s’est acquitté le locataire est inférieur aux dépenses effectuées par le propriétaire, ce dernier peut alors demander une régularisation complémentaire à son locataire.

Petite astuce : il est préférable de rembourser un trop-perçu au locataire que d’exiger une somme supplémentaire une fois le décompte de charge reçu. Le locataire préfèrera recevoir une somme remboursée plutôt que débourser une somme supplémentaire en plus des charges déjà payées. Les charges locatives représentent en effet une des principales sources de conflit entre locataire et propriétaire, estimer les charges locatives à la hausse et rembourser le surplus au locataire lors de la régularisation des charges sera plus apprécié qu’un montant moins élevé à l’année auquel s’ajoute une somme supplémentaire. La provision sur charges demandée au locataire sera impérativement basée sur le décompte de charges locatives fourni par le syndic de copropriété. La régularisation annuelle des charges locatives est une obligation pour le propriétaire et un droit pour le locataire.

Avantages et inconvénients du régime de charges forfaitaires

‍Les avantages sont évidents, le propriétaire aura toujours la possibilité de procéder à une régularisation des charges locatives si son locataire a une consommation énergétique supérieure aux estimations. Le montant des charges payées par le propriétaire et le locataire sera toujours le montant réel. L’inconvénient ? Le propriétaire ne peut pas proposer de forfait et donc « gonfler » légèrement le montant des charges locatives. Autre inconvénient : la régularisation des charges peut s’avérer administrativement lourde surtout dans le cas de plusieurs logements mis en location

Pour quel type de logement

Tous les logements vides et hors colocation doivent adopter un régime de calcul des charges réelles.

Le régime de charges locatives réelles, ou charges récupérables, permet au propriétaire de réaliser une régularisation annuelle des charges locatives basées sur les dépenses réelles engagées pour l’entretien et le fonctionnement des logements. Il est ainsi certain de récupérer les sommes dépensées auprès du locataire. Pour optimiser le calcul des charges, il est préférable de demander une provision sur charge un peu plus élevée et de rembourser le trop-perçu au locataire en fin d'année.

Comment procéder à la régularisation des charges locatives si le locataire quitte le logement avant la fin du bail ?

Si le propriétaire opte pour un régime de provision sur charges dans le contrat de location, il devra alors procéder à une régularisation annuelle des charges locatives. Mais que se passe-t-il si le locataire quitte le logement avant que le propriétaire ne reçoive le décompte des charges du syndic de copropriété? Dans ce cas, le bailleur a la possibilité de conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie en attendant la régularisation des charges. Étant donné que les charges locatives peuvent être récupérables à hauteur de 60 à 80% sur le locataire, ces 20% correspondent au montant estimé que le propriétaire pourra réclamer au locataire. Cette mention devra être incluse dans le contrat de location pour le régime de provision sur charges. En cas de départ du locataire avant la réception du décompte annuel des charges locatives, le propriétaire est autorisé par la loi à conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie.

Comment gérer les provisions et régularisations tardives ?

Dans le cas où les provisions sur charges sont supérieures aux dépenses réelles engagées pour l’entretien et le fonctionnement des logements, les propriétaires ont l'obligation de rembourser le trop-perçu aux locataires. À l'inverse, si les provisions sont inférieures, un complément pourra être demandé au locataire. Notez qu'une régularisation tardive des charges est autorisée, conformément à la loi, sauf si le juge la considère déloyale ou brutale, surtout si le locataire a réclamé une régularisation sans réponse.

Importance de l'individualisation des frais de consommation

Dans les immeubles équipés de dispositifs pour l'individualisation des frais tels que le chauffage, le refroidissement, l'eau chaude sanitaire et l'électricité, les propriétaires ont pour obligation d'informer mensuellement les locataires de leur consommation. Cette transparence dans le calcul des charges aide à anticiper les régularisations et à réduire les surprises en fin d'année, tout en assurant que les charges payées reflètent la consommation réelle des locataires.

À propos de Manda 

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FAQ

Quelle est la différence entre les charges locatives réelles et les charges locatives au forfait dans une location meublée ?

Les charges locatives réelles et les charges locatives au forfait diffèrent principalement dans leur méthode de calcul et de régularisation. Les charges réelles sont calculées sur la base des dépenses réelles de l’année précédente, avec une provision mensuelle et une régularisation annuelle pour ajuster les montants versés par le locataire selon les dépenses effectives . Les charges au forfait, en revanche, sont fixées à un montant constant mensuel, sans régularisation annuelle, ce qui simplifie la gestion administrative mais peut entraîner des pertes financières si le montant forfaitaire ne correspond pas aux dépenses réelles .

Comment calcule-t-on la provision mensuelle pour les charges réelles dans une location meublée ?

Pour calculer la provision mensuelle pour les charges réelles dans une location meublée, le propriétaire doit d'abord déterminer le montant global des charges annuelles liées au logement. Ensuite, il divise ce montant annuel par 12 pour obtenir la provision mensuelle de charges que le locataire devra payer. Une régularisation annuelle est nécessaire pour ajuster les paiements en fonction des charges réelles consommées .

Quels sont les avantages et les inconvénients de choisir les charges locatives au forfait par rapport aux charges réelles ?

Les avantages des charges locatives au forfait incluent leur simplicité et praticabilité, évitant les calculs de provisions et les régularisations annuelles pour le bailleur et le locataire. Le locataire bénéficie de une stabilité de coûts, sans surprise de compléments de charges à payer . Cependant, les inconvénients sont significatifs. Le bailleur risque des pertes financières si le forfait ne couvre pas les charges réelles, especialmente en cas de forte augmentation des coûts. Le montant du forfait ne peut pas être révisé à la hausse pour suivre l'inflation, et un montant disproportionné peut entraîner des demandes de remboursement de la part du locataire .

Puis-je demander une régularisation des charges si j'ai opté pour les charges locatives au forfait ?

Non, vous ne pouvez pas demander une régularisation des charges si vous avez opté pour les charges locatives au forfait. Dans ce cas, le montant du forfait est fixé et inscrit dans le bail, et il n'est pas possible de réclamer un complément au locataire même si la somme versée est inférieure aux dépenses réelles.